Privacy Verklaring Haaksbergse Toer- en Fietsclub

De Haaksbergse Toer- en Fietsclub (HTFC) wil een fietsclub zijn waar leden in de leeftijdscategorie van 6 – 99 jaar een sportieve uitdaging kunnen vinden op recreatief niveau. Dit doet zij door fietsgroepen te creëren die op verschillende niveaus fietsen en door het organiseren van, en deelnemen aan verschillende tochten. Zo is er voor jong en oud, getraind en ongetraind, een uitdagend aanbod. Om dit doel te kunnen bereiken en als vereniging goed te kunnen functioneren, verwerken wij persoonsgegevens van onze clubleden, (contactpersonen van) sponsoren, leveranciers en andere samenwerkingspartners en bezoekers van onze website.

Het bestuur van de HTFC hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacy Statement geven we je informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Mocht je vragen hebben over dit Privacy Statement, kan je een e-mail sturen naar privacy@htfc.nl. Wij doen er alles aan om de privacy van onze clubleden en andere genoemde personen en partijen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij zullen ons in alle gevallen houden aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen ‘AVG’). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, welke doeleinden en (type) persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement.
  • De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor deze doeleinden.
  • Dat wij uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor de verwerking van persoonsgegevens als dit wettelijk vereist is.
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op zullen wijzen en deze zullen respecteren.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, verwerken wij jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Van clubleden registeren wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • (Pas)foto (op vrijwillige basis)

Verder hebben wij inzage in bankrekeningnummers bij het verwerken van de betalingen. Voor leden betreft het hier het betalen van contributie.

Van sponsoren, leveranciers en lobbycontacten verwerken wij de naam van de contactpersoon, de adresgegevens van de betreffende organisatie en het mail-adres en telefoonnummer waarop de contactpersoon bereikbaar is.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens van clubleden verwerken wij voor de volgende doeleinden:

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing
  • Het afhandelen van bestellingen van clubkleding
  • Informatieverstrekking o.a. via de website, e-mail en whatsapp
  • Inschrijven voor clubactiviteiten
  • Het verzenden van uitnodigingen voor en de verslaglegging van (verenigings)bijeenkomsten

Met behulp van de ledenlijst op het besloten gedeelte van onze website stellen wij je in staat contact te leggen met clubgenoten (eventuele foto’s worden door leden op eigen initiatief geplaatst).

De verwerking van persoonsgegevens in verband met de inschrijving voor clubactiviteiten, het verzenden van uitnodigingen voor ledenvergaderingen, het maken van verslagen van deze vergaderingen en het opbouwen van een archief voor historische doeleinden is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen als vereniging.

Persoonsgegevens van leveranciers, sponsors, lobbycontacten en geïnteresseerden worden verwerkt voor

  • Administratieve doeleinden incl. financiële administratie
  • Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten

Minderjarigen

Voor jeugdleden met een leeftijd onder de 16 jaar, zullen wij hun persoonsgegevens enkel en alleen verwerken indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Cookies

De HTFC gebruikt alleen technische en functionele cookies voor het besloten Ledenforum, en analytische cookies via Google Analytics die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Beeldmateriaal

De vereniging zal haar leden om schriftelijke toestemming van gebruik beeldmateriaal vragen indien dit wordt gebruikt voor promotiemateriaal (bv. Folder, krantenartikel, artikel op de website).

Tijdens de door de vereniging georganiseerde tochten wordt beeldmateriaal gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal wordt gepubliceerd op de openbare website, maar niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Voor beeldmateriaal gemaakt door leden tijdens de clubtochten van de vereniging wordt geen toestemming gevraagd. Dit beeldmateriaal wordt o.a. geplaatst op social media (whatsapp groepen) en de website van de vereniging. Leden kunnen bezwaar maken tegen de publicatie, waarna het beeldmateriaal zal worden verwijderd.

Links naar andere websites

De website bevat links naar andere websites. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De Vereniging raadt je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Social Media

De Vereniging gebruikt social media, zoals o.a. facebook en whatsapp ter promotie van de Vereniging of voor informatie uitwisseling tussen leden. Het aanmelden hiervan is op vrijwillige basis en op eigen verzoek van het verenigingslid. De Vereniging raadt je aan om voor het gebruik van de social media altijd de betreffende privacyverklaring van die social media te raadplegen.

Bewaartermijn

Als HTFC bewaren wij jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is. Persoonsgegevens van clubleden worden uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd, met uitzondering van bepaalde financiële gegevens die wettelijk 7 jaar bewaard moeten blijven.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens die in ons bezit zijn. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) voor het toezenden van informatie via e-mail of post. Je doet dit via onze contact-pagina.

Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we je hierover contact met ons op te nemen. Tevens heb je natuurlijk altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy.